Un Progiciel de gestion intégré (PGI, terme recommandé en France par la DGLFLF1 et au Canada par l'OQLF) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est, selon le grand dictionnaire terminologique, un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processusopérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable, financière, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique. »
- MRP1, en anglais Materials Requirements Planning One (litt., « planification des besoins en matières 1 ») : première application industrielle de la gestion intégrée des flux de production, mise au point dans les années 1960 par Joseph Orlicky,
- MRP2, en anglais Manufacturing Resources Planning Two (litt. « planification des ressources pour la fabrication 2 ») : en plus du calcul des besoins nets en matières premières et composants, effectue une planification des lancements en tenant compte des capacités des ressources par période.
Le principe fondateur d'un ERP est de construire des
applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une
base de données unique et commune. Cela crée une différence importante avec la situation préexistante (les applications
sur mesure existant avant les ERP) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (exemple : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…).
L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de
workflow (
qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.
Ainsi, on peut parler d'ERP lorsqu'on est en présence d'un
système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de
workflow).
Un ERP peut être orienté en fonction du métier de l'utilisateur. En gestion de production, un
MRP constitue le module central tandis qu'une entreprise de négoce développera davantage la gestion de stock et la logistique. Il existe encore des modules de relation clients ou des modules financiers.
Véritable cerveau de l'entreprise, l'ERP permet une gestion globale et simplifiée, le choix du logiciel et la finition de l'intégration sont capitaux. Un ERP doit être personnalisé à la société, pour cela un
intégrateur est souvent nécessaire pour la mise en place et le déploiement.
Avantages:
Les ERP/PGI (opposés aux
applications dédiées) présentent plusieurs avantages :
- optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;
- cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;
- intégrité et unicité du Système d'information ;
- partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;
- minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;
- globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;
- diminution du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable);
- maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ;
Ce dernier point est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » de l'ERP/PGI.
Les ERP/PGI vont pouvoir gérer et prendre en charge :
- plusieurs entités ou organisations tel que l'AH() ;
- plusieurs associations telles que l'OAC (Conférence) ;
- plusieurs devises ;
- plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ;
- plusieurs législations ;
- plusieurs plans de comptes ;
- plusieurs axes d'analyse en comptabilité analytique.
NB : L'intérêt de faire l'acquisition d'un PGI, au niveau de la comptabilité, est la création des écritures comptables en temps réel, et en automatique. C'est un outil de productivité car il permet de supprimer les saisies redondantes, et de partager une information plus fiable. L'utilisation d'une base de donnée unique permet de rassembler l'ensemble des données et d'assurer ainsi une mise-à-jour constante de ces données.
INCONVENIENTS
Les ERP/PGI ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :
- mise en œuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou le projet mal piloté ;
- coût élevé de 300 000€ minimum pour un progiciel fiable et de qualité. L'option fonctionnellement riche des solutions de logiciels libres si elle réduit les coûts de licence, ne supprime pas les coûts d'accompagnement et de formation ;
- périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel est parfois sous-utilisé) ;
- périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins2 ;
- lourdeur et rigidité de mise en œuvre ;
- difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise ;
- nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise (par exemple, une petite commande et une grosse commande nécessitent deux processus différents : il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les différences entre ces deux processus de façon à bien les paramétrer et à adapter le fonctionnement standard de l'ERP/PGI aux besoins de l'entreprise) ;
- nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ;
- nécessité d'une maintenance continue ;
- captivité vis-à-vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de PGI peut être extrêmement lourd à gérer.
Une offre intégrée apparaît avec des produits d'inspiration bureautique reposant sur les systèmes de gestion de bases de données les plus diffusées du marché :
MSSQL,
MySQL,
Oracle,
DB2. Ces produits sont généralement diffusés par des éditeurs spécialisés en Gestion de la Production. Les inconvénients cités ici sont alors moindres.
De plus, l'émergence récente de plusieurs ERP
libres permet de minimiser les inconvénients de coût (liés à l'acquisition des licences logicielles), de rigidité et surtout de captivité. L'utilisation de
formats ouverts facilite également les échanges de données, en interne et vers l'extérieur.
Pour finir, la pérennité de l'éditeur est un élément majeur à vérifier avant de s'engager dans un projet ERP. Le vrai coût est celui du temps passé en interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un critère fondamental. Quel que soit le produit retenu, à méthode de travail égale et périmètre fonctionnel identique, les coûts ne sont pas forcément très éloignés d'une société à l'autre quand on compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement très concurrentiel.
IMPACT
Les progiciels de gestion intégrés permettent à l'entreprise une meilleure maîtrise de ses activités de production. Le
paradigme sur lequel ils se basent repose essentiellement sur une optimisation de l'utilisation des ressources, qu'elles soient humaines ou matérielles. Le PGI induit donc une orientation stratégique vers la réduction des coûts comme vecteur essentiel de la création de valeur donc de la croissance de l'entreprise. Ce modèle est critiqué depuis le début des
années 1990 car il met l'entreprise (et éventuellement ses fournisseurs) au centre de l'attention, au détriment du client. Les principaux éditeurs de PGI se sont donc efforcés d'intégrer des fonctionnalités marketing afin d'évoluer vers le nouveau modèle de la
gestion de la relation client.
Les progiciels de gestion intégrés ont connu leur essor en profitant de l'évolution nécessaire des systèmes d'information pour le
passage à l'an 2000 puis pour la mise en place de l'
euro. En effet, il était séduisant de remplacer tous les logiciels de gestion de l'entreprise par un progiciel intégré à la pointe de la technologie plutôt que d'engager des corrections des programmes existants plus ou moins anciens.
Si cette démarche a parfois donné lieu à des démarrages dans l'urgence, l’enjeu de la mise en place d'un PGI aujourd'hui n'est plus de passer l'an 2000, mais d'optimiser la gestion des flux
logistiques et financiers de l'entreprise. Dans ce contexte, les logiciels de
niche deviennent de plus en plus concurrentiels face à de grands PGI qui, certes, ont une vaste couverture fonctionnelle, mais qui, une fois sortis de leur cœur de métier, traitent de manière plus complexe (voire moyenne) certaines fonctions. D'autre part, l'intégration technique des traitements et des données arrive à un niveau de complexité à la limite du gérable (une correction pouvant avoir des impacts sur tout un ensemble de fonction, avec souvent des corrections pré-requises, co-requises et sous-requises). La plupart de ces progiciels ont désormais un module dédié à la gestion de ces corrections (le module qui gère les modules).
Il faut aussi remarquer que les exigences de
développement durable apparues depuis l'
an 2000 ne faisaient pas partie des fonctions proposées en standard par les grands progiciels de gestion intégrés, qui retenaient surtout des critères financiers. Les évolutions récentes ont conduit certains éditeurs à intégrer des fonctionnalités de mise en conformité réglementaire dans le cadre de la gestion des risques, afin de satisfaire les exigences de
développement durable.
Un virage fonctionnel et technique est en passe d'être pris vers la distribution des fonctions en différentes applications, indépendantes techniquement et interfacées avec le noyau du PGI, le tout agencé autour d’un
EAI. Cette architecture permettra d’intégrer des applications centrées sur une fonction ou un métier particulier, conciliant ainsi la profondeur métier avec l’intégration, tout en gardant l’indépendance de maintenance de chaque application.On peut citer
- la gestion des dépôts (IMS ou WMS),
- la gestion des ateliers (MES),
- la gestion des laboratoires (LIMS),
- la gestion de la relation client (CRM),
- la gestion de la chaine logistique (SCM),
- la gestion de la maintenance (GMAO),
- etc.
Cette démarche est aujourd’hui embryonnaire, tant au niveau de la performance des architectures techniques que des méthodes de construction fonctionnelle de telles solutions. Mais l’évolution est engagée depuis quelques années dans la structure technique des progiciels et s'accélère.
